Checkliste: Lieferanten vor gefälschten Bestellungen warnen
Eine praktische Checkliste für Geschäftsführung und Einkauf: So informieren Sie Lieferanten über Doppelgänger-Domains und vereinbaren Prüfwege für neue Bestellungen.
Aktualisiert am · 5 Min. Lesezeit
Hintergrund: Wie die Masche funktioniert, erklärt der Ratgeber Bestellbetrug auf Rechnung. Hier geht es um das Praktische. Die zentrale Empfehlung von Polizei und LKA gilt für beide Seiten: Kunden und Bestellungen über Kontaktdaten prüfen, die auf der offiziellen Website stehen oder aus früherer Korrespondenz bekannt sind – nicht über Angaben aus der verdächtigen Nachricht.
1. Eigene Angaben festhalten
- Liste Ihrer offiziellen Domains (Website und E-Mail) anlegen, inklusive Subdomains, die Sie für E-Mail nutzen.
- Offizielle Firmenanschrift, Telefonnummer des Einkaufs und der Buchhaltung sowie Ansprechpersonen notieren.
- Festhalten, welche Lieferadressen Sie tatsächlich nutzen – alles andere ist ein Warnsignal.
- Eine zentrale Stelle benennen, bei der Lieferanten Rückfragen zu Bestellungen klären können.
2. Lieferanten informieren
- Wichtigste Lieferanten und alle, bei denen Sie auf Rechnung kaufen, anschreiben (Vorlage unten).
- Offizielle Domains und Ansprechpartner nennen und die gefundene Doppelgänger-Domain ausdrücklich benennen.
- Bitten, Bestellungen von anderen Adressen nicht auszuführen, sondern bei Ihnen zurückzufragen.
- Empfang bestätigen lassen und die Liste der informierten Lieferanten dokumentieren.
3. Prüfwege für neue Bestellungen vereinbaren
- Rückruf über eine Nummer, die Sie aus früherer Korrespondenz, dem Vertrag oder der offiziellen Website kennen – nie über Angaben aus der verdächtigen Nachricht.
- Bei neuen Kunden und bei neuer Lieferadresse immer Rückruf, bevor Ware das Haus verlässt.
- Ab einem festgelegten Bestellwert eine zusätzliche Bestätigung (z. B. Auftragsbestätigung an die bekannte Adresse) oder Vorkasse bei Erstbestellungen vereinbaren.
- Lieferadresse mit dem Firmensitz laut Handelsregister oder Website abgleichen.
4. Intern zuständig machen
- Eine Person (und Vertretung) für Warnungen und Rückfragen von Lieferanten benennen.
- Einkauf, Buchhaltung und Empfang kurz über die Masche und die Doppelgänger-Schreibweisen informieren.
- Eingehende Mahnungen für nicht bestellte Waren an diese Stelle weiterleiten statt zu ignorieren.
5. Dauerhaft beobachten
- Regelmäßig prüfen, ob neue Doppelgänger-Domains Ihrer Firmendomain registriert wurden. Der Watcher von OrderGuard übernimmt das monatlich und meldet neue Funde per E-Mail.
- Neue Funde mit der Liste Ihrer eigenen Domains abgleichen und Lieferanten erneut informieren, wenn sie relevant sind.
- SPF, DKIM und DMARC der eigenen Domain prüfen, damit niemand direkt in Ihrem Namen sendet.
6. Wenn es passiert ist
- Mahnungen nicht bezahlen; sachlich antworten, dass keine Bestellung von Ihnen stammt.
- Strafanzeige bei der Polizei erstatten und das Aktenzeichen an betroffene Lieferanten weitergeben.
- E-Mails mit vollständigen Kopfzeilen, Lieferscheine und Mahnungen sichern.
- Rechtliche Schritte gegen die Domain (Registrar, Marken- oder Namensrecht) von Fachleuten bewerten lassen.
Vorlage: Warnschreiben an Lieferanten
Passen Sie den Text an und ersetzen Sie die Angaben in eckigen Klammern. Versenden Sie ihn nur von Ihrer offiziellen Adresse und nennen Sie die Doppelgänger-Domain nur dann, wenn Sie sicher sind, dass sie nicht Ihnen oder einem Partner gehört. Schneller geht es mit dem Warnschreiben-Generator: Domain eintragen, Doppelgänger ergänzen, Text kopieren.
Betreff: Warnung vor gefälschten Bestellungen in unserem Namen Sehr geehrte Damen und Herren, wir haben festgestellt, dass eine Domain registriert wurde, die unserer Firmendomain zum Verwechseln ähnlich sieht: [Doppelgänger-Domain]. Wir können nicht ausschließen, dass darüber Bestellungen oder Anfragen in unserem Namen versendet werden, die nicht von uns stammen. Unsere offiziellen Angaben: - Firmendomain und E-Mail-Adressen: [Ihre Domain] - Ansprechpartner Einkauf: [Name, Telefonnummer] - Lieferadressen: [Ihre Lieferadresse(n)] Wir bitten Sie: 1. Bestellungen, die nicht von [Ihre Domain] stammen oder eine abweichende Lieferadresse nennen, nicht auszuführen. 2. Bei neuen Bestellungen oder geänderten Lieferadressen telefonisch bei uns zurückzufragen – unter der oben genannten Nummer, nicht unter Angaben aus der jeweiligen E-Mail. 3. Uns zu informieren, falls Sie bereits verdächtige Anfragen im Namen unseres Unternehmens erhalten haben. Rechnungen für Waren, die wir nicht bestellt haben, werden wir nicht begleichen. Bitte melden Sie sich in diesem Fall umgehend bei uns. Vielen Dank für Ihre Unterstützung. Mit freundlichen Grüßen [Name, Funktion] [Firma, Telefon, offizielle E-Mail-Adresse]
Hinweis: Das Schreiben ist eine neutrale Information, keine Rechtsberatung und keine Beschuldigung eines Dritten. Formulieren Sie bewusst „wir können nicht ausschließen“ statt konkrete Täter zu benennen.
Wo OrderGuard hilft
Der Gratis-Check zeigt, ob registrierte Doppelgänger Ihrer Domain existieren. Der Bericht liefert alle gefundenen Domains mit Begründung, Ihre SPF-, DKIM- und DMARC-Lage, Handlungsschritte, diese Warnschreiben-Vorlage und einen CSV-Export. Der Watcher prüft monatlich neu und meldet neue Doppelgänger per E-Mail; er ist monatlich kündbar.
Quellen und weiterführende Informationen
- Polizeiliche Kriminalprävention der Länder und des Bundes: Fake Customer Trick
- Landeskriminalamt Baden-Württemberg: Betrugsmasche „Fake Customer-Trick“ (Pressemitteilung vom 8. September 2017)
- BSI: Gefälschte Absenderadressen
- BSI: Social Engineering – der Mensch als Schwachstelle
Dieser Ratgeber dient der allgemeinen Information und ersetzt keine Rechts- oder Sicherheitsberatung im Einzelfall.